Aéroplan^MD et ses partenaires s'échangent des renseignements personnels concernant les membres d’Aéroplan^MD aux fins d’administrer les comptes des membres. Aéroplan^MD et ses partenaires s'échangent également des renseignements sur les préférences des membres dans le but de leur offrir et de leur fournir des primes, avantages, produits, biens et services de qualité et ce, d’une manière efficace.

Toutefois, Aéroplan^MD ne recueillera, n’utilisera ni ne divulguera aucun renseignement personnel concernant un membre sans le consentement de celui-ci. À cet égard, notre préoccupation première est la confiance que nos membres accordent à notre garde de leurs renseignements personnels.

1. Nous ne recueillons que les renseignements personnels qui sont nécessaires pour administrer le programme de fidélisation Aéroplan^MD et pour offrir à nos membres les primes, avantages, produits, biens et services de ce programme.

2. Nous ne recueillons, n’utilisons ni ne divulguons aucun renseignement personnel concernant un membre sans avoir informé le membre et préalablement obtenu son consentement ou sans y être tenus par la loi.

3. Il peut arriver à l’occasion que nous communiquions des renseignements personnels à nos agences à des fins de traitement pour identifier quels membres seraient susceptibles de s’intéresser aux primes, avantages, produits, biens et services offerts par Aéroplan^MD ou ses partenaires. Par le biais d'ententes contractuelles ou par d'autres moyens analogues, nous nous assurons que les renseignements personnels qui vous concernent seront protégés lorsqu'ils font l'objet de traitement par nos mandataires et agences externes.

4. Dans le but d’accroître les possibilités pour nos membres d’accumuler des milles, de faciliter l’échange des milles en vertu du programme ou d’obtenir des avantages spéciaux, nous pouvons ponctuellement échanger des renseignements personnels avec un partenaire. L'utilisation des renseignements en question par ce partenaire à une fin autre que la mise en œuvre du programme de fidélisation Aéroplan^MD est strictement interdite.

5. Lorsqu’ils adhèrent au programme et périodiquement par la suite, nous fournirons à nos membres des explications détaillées sur les moyens mis à leur disposition pour faire rayer leur nom des listes que nous échangeons avec nos partenaires (formulaire à remplir sur papier). Nos membres peuvent communiquer avec nous en tout temps à l’adresse ci-dessous pour faire rayer leur nom de ces listes.

6. Nous assurons la sécurité et la confidentialité des renseignements que nos membres nous fournissent selon les normes les plus strictes. Le respect de ces normes est constamment vérifié et celles-ci sont révisées lorsque la situation le justifie.

7. Dans le cadre de l’administration du programme de fidélisation Aéroplan^MD, si nous sommes appelés à communiquer des renseignements personnels à nos partenaires, agents, mandataires ou représentants, nous assumons la responsabilité découlant de ces communications et prenons les mesures nécessaires afin que les engagements et les règles mentionnés dans la présente Politique soient observés par nos partenaires, mandataires, agents ou représentants.

1. AéroplanMD est un programme de fidélisation qui permet à ses membres d'accumuler des milles lorsqu'ils voyagent sur Air Canada et ses transporteurs affiliés, ou lorsqu'ils voyagent avec un transporteur membre du réseau Star AllianceMC. Les membres AéroplanMD peuvent également accumuler des milles lorsqu'ils achètent des biens ou des services auprès des autres partenaires AéroplanMD.

2. La Famille Air Canada, qui est le principal partenaire d'AéroplanMD, comprend toutes les filiales d'Air Canada notamment Air Canada Régional Inc. (faisant affaire sous l'appellation Air Canada JazzMC, Touram Inc. (faisant affaire sous l'appellation Vacances Air Canada) et Destina.ca Inc.

3. Les partenaires AéroplanMD sont les entreprises avec lesquelles AéroplanMD a signé une entente et qui acceptent d'attribuer des milles AéroplanMD ou d'autres avantages aux membres lorsque ceux-ci acquièrent des biens ou des services auprès d'eux, ou qui acceptent d'offrir des primes aux membres. La liste des partenaires AéroplanMD est constamment mise à jour et est accessible sur le site Internet AéroplanMD ainsi que dans la documentation officielle qu'AéroplanMD distribue périodiquement à ses membres.

1. Le Directeur de la vie privée d'Aéroplan prend les mesures nécessaires pour s'assurer que les engagements d'AéroplanMD en regard du respect de la vie privée ainsi que les règles contenues dans la présente Politique soient observés par les employés d'AéroplanMD et par ses partenaires.

2. AéroplanMD exige de tous les agents, mandataires, représentants et autres organismes externes qui sont appelés à lui fournir des services de soutien administratif qu'ils s'engagent, par contrat ou par le biais de certificat de conformité, à respecter strictement les engagements et les règles mentionnés dans la présente Politique. Il leur est interdit d'utiliser les renseignements personnels d'AéroplanMD à des fins autres que celles pour lesquelles ces renseignements leur ont été fournis. Ces agents, mandataires, représentants et autres organismes comprennent nos agences de publicité, agents de marketing direct, sociétés de traitement et de stockage des données, agences de prospection commerciale ainsi que nos fournisseurs de services de soutien administratif.

3. AéroplanMD met en œuvre des mesures de sécurité propres à assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels qu'elle détient.

4. AéroplanMD émet des directives à l'intention de ses employés pour leur rappeler les obligations qui leur incombent afin de respecter la présente Politique. Aussi, AéroplanMD fournit de la formation à ses employés afin de s'assurer qu'ils comprennent l'importance du respect de la vie privée et comment assurer sa protection.

5. AéroplanMD rappelle périodiquement à ses partenaires qu'eux-mêmes ainsi que leurs mandataires, agents et représentants doivent observer les engagements et règles mentionnés dans la présente Politique.

6. AéroplanMD a adopté des procédures afin de recevoir les plaintes, d'enquêter à leur sujet et de fournir aux membres une réponse dans les meilleurs délais.

1. AéroplanMD recueille des renseignements personnels pour les fins suivantes :

a) vérifier l'identité des membres, les contacter et communiquer avec eux ;
b) répondre aux questions des membres concernant une demande d'adhésion, un compte ou un autre service ;
c) gérer le programme AéroplanMD, notamment pour enregistrer et mettre à jour les relevés de milles AéroplanMD accumulés auprès des partenaires AéroplanMD ;
d) assurer la gestion et le traitement des demandes de primes, l'émission de billets d'avion, la réservation de chambres d'hõtel, la location de voitures et l'obtention des autres biens et services que les membres peuvent obtenir en échange de milles AéroplanMD ;
e) facturer les membres et les partenaires ;
f) mieux comprendre les préférences, besoins et intérêts des membres;
g) permettre à nos partenaires d'offrir à nos membres des primes, avantages, produits, biens et services dans le cadre du programme AéroplanMD ;
h) respecter les lois et règlements en vigueur de même qu'assurer la sécurité et le traitement de l'information.

2. À la demande d'un membre, AéroplanMD peut inscrire ses choix et besoins alimentaires et les communiquer aux compagnies aériennes avec lesquelles il voyage. Ces renseignements sont transmis au service de restauration des compagnies aériennes concernées ou à leurs traiteurs ainsi qu'au personnel de cabine et servent uniquement aux fins précédemment mentionnées.

3. Les membres AéroplanMD peuvent également profiter de certaines réductions ou avantages pour leurs enfants. Afin de s'assurer de leur admissibilité et pour procéder adéquatement à l'émission de billets d'avion ou de certificats, il nous faut recueillir le nom de l'enfant et sa date de naissance au moment de la réservation. À l'aéroport, vous devrez présenter une preuve d'identification de l'enfant avec sa date de naissance pour permettre au personnel de faire les vérifications nécessaires.

4. AéroplanMD doit se conformer aux exigences gouvernementales relatives à la réglementation en matière de sécurité dans les aéroports et dans le transport aérien. À cet égard, lorsqu'un membre AéroplanMD demande une prime comportant du transport aérien, on peut lui exiger des renseignements personnels tels que ses nom, date de naissance, nationalité, sexe, et numéro de passeport ou autre document de voyage. Ces renseignements sont recueillis et peuvent être transmis aux autorités gouvernementales uniquement aux fins précédemment mentionnées.

1. AéroplanMD recueille des renseignements personnels auprès des sources suivantes :

a) auprès des membres :

(i) Lorsqu'un membre adhère au programme AéroplanMD, AéroplanMD recueille des renseignements d'identification notamment les nom, adresse, numéro de téléphone, adresse Internet, langue de communication préférée et sexe du membre. Pour le traitement des paiements, le membre peut également être appelé à fournir à AéroplanMD les numéro et date d'expiration de sa carte de crédit.

(ii) Lorsqu'un membre utilise l'Internet ou un autre moyen pour interroger son compte, réclamer des primes, acheter des biens ou des services, ou pour nous informer de ses besoins ou préférences, AéroplanMD recueille les renseignements que fournit le membre à cette occasion.

(iii) Lorsqu'un membre remplit un questionnaire portant sur ses préférences, besoins ou intérêts à la demande d'AéroplanMD, de ses agents, mandataires ou représentants, et qu'il consent alors à la collecte et à l'utilisation de renseignements dans le cadre du programme AéroplanMD, AéroplanMD recueille les renseignements que fournit le membre à cette occasion.

b) auprès des partenaires :

(i) Lorsqu'un membre effectue des achats qui lui permettent d'accumuler des milles AéroplanMD, le partenaire transmet à AéroplanMD l'identité de ce membre, son adresse ou ses coordonnées, son numéro de membre, le nombre de milles attribués et leur date d'attribution. Ceci permet à AéroplanMD de connaître, d'une manière générale, l'identité de certaines entreprises auprès desquelles le membre s'est procuré des biens ou des services. Cependant, AéroplanMD n'est d'aucune manière informée par ses partenaires des détails des transactions, sauf pour les transactions effectuées auprès de la Famille Air Canada (voir paragraphe suivant). Plus précisément, AéroplanMD ne recueille pas les détails des achats effectués par un membre à l'aide d'une carte de crédit : seul le total mensuel de milles AéroplanMD attribués est alors divulgué à AéroplanMD.

(ii) Les membres AéroplanMD ont la possibilité d'accumuler des milles dans le cadre du Programme pour grands voyageurs d'Air Canada. Pour que ces milles soient crédités automatiquement, il est nécessaire qu’AéroplanMD recueille les renseignements suivants : le numéro du vol, la classe de réservation et la classe de service, les nom, adresse et numéro de téléphone du membre ainsi que son numéro de membre dans le cadre du programme AéroplanMD. Ces informations sont recueillies lorsque le membre effectue ses réservations.

(iii) Lorsqu'un membre réclame ou utilise une prime, des biens ou des services offerts par un partenaire dans le cadre du programme AéroplanMD, le partenaire transmet à AéroplanMD l'identité du membre, son adresse ou ses coordonnées, son numéro de membre ainsi que le nombre de milles échangés.

c) auprès des fournisseurs de primes, avantages, produits, biens ou services qui ne sont pas des partenaires d'AéroplanMD, mais seulement lorsque le client d'un tel fournisseur a consenti à ce que des renseignements personnels soient divulgués à AéroplanMD:

(i) afin que nous puissions proposer à ce client d'adhérer au programme AéroplanMD.

(ii) afin que nous puissions proposer à ce client des primes, avantages, produits, biens et services offerts par AéroplanMD et ses partenaires.

2. En répondant à des offres des partenaires (que ces offres soient expédiées aux membres par ces derniers ou par AéroplanMD), les membres peuvent être appelés à fournir des renseignements personnels aux partenaires. La transmission de renseignements par les membres aux partenaires et la collecte de renseignements concernant les membres par les partenaires ne donnent pas lieu à la collecte de renseignements personnels par AéroplanMD, et relève donc de la responsabilité exclusive des membres et des partenaires.

1. Les renseignements personnels recueillis par AéroplanMD sont principalement utilisés pour communiquer avec les membres, gérer les comptes des membres en tenant un registre des milles accumulés et échangés, ainsi que pour gérer des demandes de primes.

2. Les renseignements personnels concernant les préférences, besoins et intérêts des membres sont utilisés pour identifier ceux d'entre eux qui sont les plus susceptibles d'être intéressés par les produits ou services offerts par AéroplanMD et ses partenaires. Ces renseignements sont utilisés exclusivement pour permettre à AéroplanMD et à ses partenaires de proposer des primes, avantages, produits et services susceptibles d'intéresser les membres dans le cadre du programme AéroplanMD. AéroplanMD ne fournit aucun profil individualisé des membres à ses partenaires ou à des tiers.

3. Lorsqu'un partenaire désire soumettre une offre aux membres, d'une façon générale, cette offre sera expédiée aux membres par AéroplanMD plutõt que par le partenaire.

4. Il peut néanmoins arriver qu’AéroplanMD fournisse à un partenaire une liste des membres auxquels une offre a été transmise dans le but d’aider ce partenaire à en assurer le suivi. À l'occasion, AéroplanMD peut également fournir à un partenaire une liste de membres qui répondent à certains critères généraux, tout en s'assurant par voie contractuelle ou autre que le partenaire est strictement tenu de n'utiliser cette liste que pour les fins suivantes :
a) soumettre aux membres une offre qui leur permet d'accumuler ou d'échanger des milles en vertu du programme de fidélisation AéroplanMD ;
b) soumettre aux membres une offre qui leur permet d'obtenir un avantage ou un privilège disponible exclusivement aux membres AéroplanMD.
L'utilisation d'une liste par le partenaire à toute autre fin est interdite.

5. Des renseignements personnels peuvent être divulgués aux agents, mandataires, représentants ou autres organismes dont les services sont retenus par AéroplanMD selon qu'il est décrit dans la section B(2) de la présente Politique. Ces agents, mandataires, représentants ou organismes doivent signer un accord de confidentialité et ne peuvent utiliser les renseignements qui leur sont transmis qu'aux fins mentionnées dans l'accord, après quoi ils doivent retourner ces renseignements à AéroplanMD ou les détruire, sans en conserver de double. Ces intermédiaires se voient formellement interdire de divulguer les renseignements en question à des tiers sans avoir préalablement obtenu le consentement approprié d'AéroplanMD. Un tel consentement ne peut être accordé qu'à des fins de soutien administratif.

6. Des renseignements personnels peuvent être divulgués à d'autres programmes de fidélisation gérés par AéroplanMD lorsque l'identité de ces programmes a été portée à l'attention des membres et après que ces derniers ont eu la possibilité de s'opposer à la divulgation.

7. Des renseignements personnels peuvent être divulgués lorsque la loi le requiert.

1. Lorsqu'un membre n'a pas accumulé ou échangé des milles AéroplanMD pendant trois années consécutives, l'adhésion au programme peut être annulée et les renseignements concernant ce membre peuvent alors être détruits.

2. Lorsque le compte d'un membre est inactif pendant sept (7) ans, tous les renseignements concernant ce membre sont nécessairement détruits.

3. Si un membre informe AéroplanMD qu'il désire mettre fin à son adhésion au programme, tous les renseignements le concernant qui sont détenus par AéroplanMD sont archivés dans les soixante (60) jours et conservés exclusivement à des fins de vérification de conformité jusqu'au terme de la période de trois ou de sept ans décrite ci-dessus.

1. AéroplanMD ne recueillera, n'utilisera ni ne divulguera aucun renseignement personnel concernant un membre sans le consentement du membre ou à moins que la loi le requiert.

2. AéroplanMD informera périodiquement les membres, au moyen de brochures, de correspondance, de son site Internet ou de son système interactif à réponse vocale de toute modification de sa Politique visant la protection des renseignements personnels et le respect de la vie privée, ainsi que de toute nouvelle collecte, utilisation ou divulgation de renseignements personnels afin d'obtenir les consentements appropriés. AéroplanMD utilisera une combinaison de ces méthodes afin d'assurer que toutes les mesures nécessaires sont prises pour communiquer avec ses membres.

3. Il n'est pas nécessaire pour continuer à profiter du programme AéroplanMD qu'un membre consente à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire pour les fins de l'administration du programme. Plus spécifiquement, le fait qu'un membre retire son consentement à ce que nous échangions des renseignements avec des partenaires à des fins autres que l'administration du programme d'accumulation de milles ou d'obtention de primes, n'a pas pour conséquence de faire perdre à un membre ses privilèges.

4. AéroplanMD fournira à ses membres l'occasion de retirer leur consentement, au moyen d'une demande de retrait de consentement, en ce qui concerne toute utilisation autre que la collecte ou l'échange de milles AéroplanMD ou l'administration du programme AéroplanMD.

5. Lorsqu'un membre répond à un sondage provenant d' AéroplanMD, ses agents ou représentants, concernant ses préférences, besoins ou intérêts, le membre sera avisé spécifiquement des raisons pour lesquelles des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués. Le sondage contiendra un énoncé rappelant au membre qu'en répondant et en retournant le sondage, le membre consent à la collecte, à l'usage et à la divulgation des renseignements fournis par le sondage aux fins identifiées dans le sondage.

1. AéroplanMD procède à la mise à jour des renseignements personnels au sujet des membres sur la foi des renseignements que les membres ou les partenaires AéroplanMD lui communiquent.

2. AéroplanMD ne procède pas à une mise à jour systématique des renseignements personnels qu'elle détient sur ses membres, à moins que cela ne soit nécessaire pour accomplir les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis. Ces mises à jour sont effectuées conformément à la section D, ci-dessus.

3. Puisqu'il est plus efficace et rapide pour les membres d'informer AéroplanMD de tout changement de leurs renseignements personnels tels que leurs noms ou adresses, AéroplanMD demande à ses membres de s’assurer que les renseignements qu'ils fournissent à AéroplanMD sont à jour et exacts, et d’informer AéroplanMD, autant que possible, de toute modification.

1. Les mesures de sécurité mises en place par AéroplanMD visent à protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la divulgation, la transcription, l'utilisation ou la modification non autorisées.

2. Aux fins d'assurer la confidentialité des renseignements personnels, AéroplanMD utilise des moyens matériels, tels que le verrouillage des classeurs et l'accès restreint à ses bureaux ; des mesures administratives telles que les autorisations de sécurité et l'accès sélectif de ses employés, agents, mandataires et représentants, et des mesures techniques et technologiques, telles que l'utilisation de mots de passe et de données encryptées. Lorsqu'elle recourt aux technologies de l'information, telles que l'Internet, AéroplanMD rappelle à ses employés, agents, mandataires, représentants et partenaires l'importance de protéger la confidentialité des renseignements personnels.

3. AéroplanMD mettra en place les dispositifs nécessaires afin d'assurer la destruction et l’élimination sécuritaires des renseignements personnels.

1. Le requérant doit s'identifier, fournir son numéro de membre et signer sa demande de manière à éviter les fraudes ou la transmission injustifiée de renseignements personnels à des tiers. La personne concernée doit de plus fournir suffisamment de renseignements pour qu'il soit possible de la renseigner sur l'existence, l'utilisation et la communication de renseignements personnels.

2. AéroplanMD traite la demande d'accès ou de rectification de renseignements personnels dans un délai de trente (30) jours de la réception de la demande. Ce délai peut être prorogé d'une période supplémentaire de trente (30) jours lorsque le traitement de la demande risque d’entraver gravement les activités d'AéroplanMD ou que les circonstances ou l'ampleur de la demande font en sorte qu'il est impossible de respecter ce délai.

3. De manière générale, AéroplanMD ne requiert aucuns frais pour permettre à une personne d'avoir accès aux renseignements personnels détenus à son sujet et pour obtenir la rectification de renseignements. Des frais minimaux pourront cependant être requis lorsque la demande d'accès ou de rectification est complexe.

4. Pour ce qui est de la rectification de renseignements personnels, AéroplanMD y procède dans la mesure où la personne concernée est en mesure d'établir le caractère incomplet ou inexact des renseignements. Le cas échéant, la rectification peut donner lieu à la correction de l'information, à son retrait ou à l'ajout d'informations supplémentaires.

5. Lorsque la personne concernée n'est pas satisfaite de la réponse fournie à une demande d'accès ou de rectification, elle peut porter plainte auprès du Directeur de la vie privée d'Aéroplan.

1. Une plainte ou demande d'enquête doit être adressée par écrit au Directeur de la vie privée d'Aéroplan à l'adresse suivante : Bureau Aéroplan sur le respect de la vie privée, C.P. 23000, station Pointe-Claire-Dorval, Pointe-Claire (Québec) H9Y 1K2.

2. Toute plainte ou demande d'enquête fera l'objet d'une enquête ou d'une réponse dans les soixante (60) jours ouvrables. Si la plainte est justifiée, AéroplanMD prendra les mesures appropriées afin d'y donner suite, y compris de donner l'accès aux renseignements personnels demandés, en procédant à leur rectification ou, le cas échéant, en modifiant sa Politique et ses pratiques.